Du hast die Wahl! Entweder schredderst du deine vertraulichen Dokumente oder du zerrupfst die Papiere.
Da mir zumindest das Zerrupfen zu wenig Freude bereitet, bin ich Fraktion-Pro-Aktenvernichter.
Sachlicher formuliert, würde die Einleitung in etwa wie folgt starten: In der heutigen Welt sind Aktenvernichter absolut unverzichtbar, wenn es um Datenschutz und Privatsphäre geht. In Zeiten, in denen persönliche und geschäftliche Informationen einen beispiellosen Wert haben, sind Aktenvernichter die unschlagbare Lösung, um vertrauliche Dokumente auf sichere Weise zu vernichten. Folgend liefere ich dir wichtige Informationen über Aktenvernichter, von ihrer Funktionsweise über die verschiedenen Typen bis hin zu den essenziellen Features. Außerdem wirst du verstehen, warum sie sowohl für den privaten Gebrauch als auch für Unternehmen von absolut entscheidender Bedeutung sind. Also, lass uns eintauchen und herausfinden, warum diese Dinger so wichtig sind!
Gründe für einen Aktenvernichter
- Datenschutz: Ein Aktenvernichter hilft dabei, vertrauliche Dokumente sicher zu entsorgen, um zu verhindern, dass diese in falsche Hände gelangen. Schredderer zerstören Dokumente so gründlich, dass sie nicht mehr lesbar sind und somit die Privatsphäre schützen.
- Platzersparnis: Ein Aktenvernichter kann dabei helfen, unnötige Papierdokumente zu beseitigen und somit Platz in Ihrem Büro oder Zuhause zu sparen. Ein Gerät nimmt weniger Platz in Anspruch als Akten, die man aufbewahren muss.
- Zeitersparnis: Das manuelle Zerreißen von Dokumenten kann Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn es sich um große Mengen handelt. Ein Aktenvernichter erledigt diese Arbeit deutlich schneller und effizienter.
- Umweltfreundlich: Der Einsatz eines Aktenvernichters trägt dazu bei, Papiermüll zu reduzieren und somit auch die Umwelt zu schonen.
- Sicherheit: Ein professioneller Aktenvernichter zerstört Dokumente sicher und gründlich, sodass sie nicht wiederhergestellt werden können.
- Kostengünstig: In manchen Fällen kann es kostengünstiger sein, Dokumente zu vernichten, anstatt sie zu lagern.
- Freude am Schreddern: Wenn du schon einmal zusammen mit deinem Kind ein Papierstück zerkleinert hast, wirst du wissen, was ich mit der Freude am Schreddern meine.
Insgesamt bietet der Besitz eines Aktenvernichters also viele Vorteile, insbesondere in Bezug auf Datenschutz, Platzersparnis, Zeitersparnis, Umweltfreundlichkeit und Sicherheit. Und dennoch möchte ich auch Nachteile auflisten.
Aktenvernichter und die DSGVO
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine EU-Verordnung, die das Datenschutzrecht in der EU regelt. Sie enthält keine spezifischen Vorschriften für die Verwendung von Aktenvernichtern. Allerdings gibt es in der DSGVO Bestimmungen, die für die sichere Löschung von personenbezogenen Daten gelten.
Nach Artikel 5 der DSGVO müssen personenbezogene Daten in einer Weise verarbeitet werden, die einen angemessenen Schutz der Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen gewährleistet. Dazu gehört auch, dass personenbezogene Daten in einer Weise gelöscht werden, die sicherstellt, dass sie nicht mehr verfügbar sind und nicht wiederhergestellt werden können.
Wenn Du also personenbezogene Daten auf Papier speicherst und diese später löschen möchtest, empfiehlt es sich, diese Daten mit einem Aktenvernichter zu vernichten, um sicherzustellen, dass sie nicht wiederhergestellt werden können. Es ist jedoch wichtig, dass Du sicherstellst, dass der Aktenvernichter, den Du verwendest, sicher genug ist, um die Daten vollständig zu löschen. Es gibt verschiedene Standards und Verfahren, die zur Bewertung der Sicherheit von Aktenvernichtern verwendet werden, zum Beispiel der DIN 66399 oder der NSA/CSS 02-01. Es zudem ratsam, den Aktenvernichter regelmäßig zu warten und zu überprüfen, um sicherzustellen, dass er ordnungsgemäß funktioniert.
Welche Sicherheitsstufen existieren?
Nach DIN 66399 existieren jeweils 7 Sicherheitsstufen je Materialklassifizierung:
P steht für Papier
F für Filme
O für optische Datenträger
T steht für magnetische Datenträger
H entspricht Festplatten
E den elektronischen Datenträgern
Jede Sicherheitsstufe wird dabei nach ihrer Partikelgröße unterschieden. Also wie viele Schnippsel der Papierschredder entstehen lässt oder welche Größe die Partikel aufweisen dürfen. Für einen groben Überblick werden diese Stufen zusätzlich in drei Schutzklassen untergliedert.
Welche Sicherheitsstufen braucht man für den Datenschutz/ DSGVO?
Im Sinne der DIN 66399 sind Aktenvernichter der Sicherheitsstufe P-4 für personenbezogene Daten geeignet. Damit nach der Datenschutzgrundverordnung mindestens erforderlich.
Was sind die Nachteile von Aktenvernichtern?
- Anschaffungskosten: Aktenvernichter können teuer sein, insbesondere wenn man einen mit hoher Sicherheitsstufe kauft. (Gerade Geschäftsinhaber setzen den Kauf allerdings von der Steuer ab)
- Wartungskosten: Aktenvernichter müssen regelmäßig gewartet werden, um sicherzustellen, dass sie effektiv funktionieren. Dies kann zusätzliche Kosten verursachen. (Muss allerdings nicht übertrieben werden ; ) )
- Zeitaufwendig: Es kann Zeit in Anspruch nehmen, Dokumente in kleine Stücke zu zerreißen oder sie in einen Aktenvernichter zu geben. (Aber durch den Sicherheitsaspekt dürfte sich dieser Punkt relativieren)
- Umweltauswirkungen: Die Herstellung und Entsorgung von Aktenvernichtern kann Auswirkungen auf die Umwelt haben. Es ist wichtig, umweltfreundliche Optionen zu wählen und sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß entsorgt werden. Ein technisches Gerät mehr zu besitzen, ist sicherlich schädlicher, als darauf zu verzichten. Diesen Aspekt sehe ich daher als Wichtigsten an.
Aktenvernichter Alternative
Eine weitere Möglichkeit, Papier sicher zu entsorgen und gleichzeitig zu recyceln, ist die Verwendung von sogenannten „Sicherheitscontainern“. Diese Container sind speziell dafür konzipiert, vertrauliche Dokumente sicher aufzubewahren und später für das Recycling vorzubereiten. Sie eignen sich besonders für große Mengen an Papier, da sie in der Regel in verschiedenen Größen erhältlich sind und leicht zu transportieren sind.
Wie funktioniert ein Aktenvernichter?
Ein Aktenvernichter besitzt zwei gegenläufige Wellen mit scharfkantigen Rädern. Diese greifen versetzt ineinander, wodurch das Papier – mindestens – in Streifen geschnitten wird. Welches Material die Hersteller verwenden, ist selten direkt ersichtlich. Gehärteter Vollstahl wäre sicherlich wünschenswert.
Wie funktioniert der Streifenschnitt?
Die Aktenvernichter verwenden zwei gegenläufige Schneidwellen, die mit scharfen, rädchenartigen Elementen ausgestattet sind, die man mit einem manuellen Rollenschneider vergleichen kann. Diese Rädchen sind so angeordnet, dass sie ineinandergreifen und durch eine gummierte oder gezahnte Ummantelung das Papier einführen, es durch den Schneidemechanismus führen und schließlich vernichten.
Wie funktioniert der Kreuzschnitt?
Auf zwei Wellen sind scharfkantige Räder wellenförmig angebracht, die ineinandergreifen. Dadurch wird das Papier sowohl transportiert als auch zerschnitten. Detaillierte Informationen zur Funktionsweise des Kreuzschnitts erhaltet ihr auf der Unterseite.
Wie funktioniert der Partikelschnitt?
Aktenvernichter im Partikelschnitt besitzen zwei Wellen, die gegeneinander laufen und ineinander greifen. Die Unterlagen werden dadurch längs und quer zerteilt. In seltenen Fällen wird zudem zwischen Mikroschnitt und Mikropartikelschnitt unterteilt. Gemeint ist dabei allerdings lediglich eine marketingwirksame Aussage zur entstehenden Partikelgröße.
Typische Fragen
Müssen Heft- oder Büroklammern entfernt werden?
Bei einfachen Aktenvernichtern kann das Schneidwerk durch Metall zerstört werden. Professionelle Geräte schreddern einfach alles 😉
Als Faustformel gilt: Ja, in der Klasse unter 100 Euro, Nein bei preisintensiven Modellen.
Welche Papiergrößern werden geschreddert?
Die gängigste Papiergröße, die geschreddert wird, ist sicherlich A4 und kleiner. Denn die Größe spielt kaum eine Rolle, da der Schlitz der Einführung begrenzend wirkt.
Im Profi-Umfeld existieren zudem Aktenvernichter der A3-Kategorie.
Welche Dokumente sollten zerkleinert entsorgt werden?
Ich handhabe dies nach einer einfachen Methode. Wenn mein Name auf dem Papier steht oder eine Unterschrift enthält, dann nutze ich meinen Zerkleinerer. Mir als Privatperson sind diese Informationen sensible genug. Ansonsten muss zwischen privaten und geschäftlichen Unterlagen unterschieden werden.
- Werbesendungen
- Rechnungen
- Steuerunterlagen
- Kontoauszüge
Wozu öle ich einen Aktenvernichter?
Die Schneidwalzen der Geräte arbeiten mechanisch und können sich bei der Veränderung abnutzen. Damit die Walzen aneinander vorbeikommen, sollten sie regelmäßig geölt werden.
Kreuz- sowie Partikelschnitt-Aktenvernichter sind dabei anfälliger, als die Streifenschnitt-Varianten. Ich habe bereits Ölpapier und Aktenvernichteröl getestet und rate von WD40 und hitzeunbeständigen Ölen ab.
Wie entgehe ich dem Papierstau?
Durch die vorgenannte Pflege beugst du einem häufigen Papierstau wirksam vor. Ebenso eine regelmäßige Entleerung schütz vor dem ungeplanten Arbeitstopp, da Papiere nicht vom Behälter zurück in die Walze gedrückt wird. Je nach Ausführung besitzen einige Exemplare eine Anzeige, sobald der Behälter gefüllt ist.
Kommt es dennoch zum Papierstau, kannst du zu Rev-Taste drücken. Dadurch läuft das Schneidwerk in die andere Richtung, was lose Papierstückchen freigeben kann. Manchmal hilft es, wenn du zwischen beiden Richtungen abwechselnd hin- und herschaltest. Auch das Zerkleinern von kleineren Blättern – ich nutze dafür gern Visitenkarten – an unterschiedlichen Positionen kann die festgeklemmten Stücke lösen.
Oftmals hilft allerdings nur der Griff zur Pinzette und das händische Entfernen der Teile.
Können geschredderte Dokumente wieder hergestellt werden?
Grundsätzlich ist die Wiederherstellung der Dokumente möglich. Daher werden Aktenvernichter in unterschiedliche Sicherheitsstufen eingeteilt. In der ersten Stufe muss ein DIN-A4-Blatt lediglich in 32 Stücke zerteilt werden. Die Wiederherstellung solch eines Dokuments ist vergleichsweise einfach. Je mehr Partikel aus einem Dokument entstehen, desto unwahrscheinlicher ist eine Wiederherstellung. Umso mehr Schnippsel, von unterschiedlichen Dokumenten, sich im Auffangbehälter befinden, desto schwerer ist das Ausspähen der Daten.
Welche Hersteller sind empfehlenswert?
Im Herstellerverzeichnis findest du alle mir bekannten Hersteller von Aktenvernichtern. Für eine klare Empfehlung fehlen mir noch die notwendigen Testexemplare. Exemplare von Fellowes, HSM oder Leitz scheinen einen guten Ruf zu genießen, können diese auch im Fachmarkt erworben werden. Allerdings muss ein Hersteller der S-Klasse nicht automatisch vernünftige Kleinwagen produzieren.
Achte auf folgende Eigenschaften und Funktionen
In meinen Testberichten erhalten die Aktenvernichter mit der höchsten Sicherheitsstufe und der schnellsten Schreddergeschwindigkeit die höchste Punktzahl.
Da sich diese beiden Punkte gegenseitig stark beeinflussen, prüfe ich die maximale Blattanzahl, die auf einmal vernichtet wird, sowie die zu vernichtenden Materialien. Im Kapitel Eigenschaften bewerte ich Abweichungen zum Datenblatt, die jeweilige Dauerbetriebszeit und Abkühlzeit, die Länge der Herstellergarantie und etwaige Zusatzfunktionen.
Das Schnittsystem wird maßgeblich von der Sicherheitsstufe beeinflusst, wodurch dies nicht erneut bewertet wird.
Du kannst dir bei der Auswahl deines Wunschgeräts folgende Fragen beantworten und deinen individuellen Bedarf abklären. Notiere dir die notwendigen Kriterien. Nicht alle Angaben werden von den Herstellern gepflegt. Aber dafür teste ich für dich ; )
- Welches Volumen soll der Auffangbehälter besitzen? (Angegeben wird das Auffangvolumen in Liter, obwohl eine Blattanzahl sicherlich praktikabler wäre. Denn je nach Partikelanzahl ändert sich die Menge an Blättern, die in den Behälter passen. Ich teste dies nicht genau, da dieser Test sehr aufwändig wäre.)
- Willst du weitere Dinge zerkleinern? (Manche Geräte verfügen über einen zweiten Schacht, der zumeist als Plastikkarten-Häcksler gedacht ist. Die Öffnung ist meist groß genug, dass auch CDs und DVDs geschreddert werden können. Ich halte die Sicherheitsstufe überwiegend für zu gering. Es entstehen nur wenige Teile, wodurch ich bei Kreditkarten auf eine Schere zurückgreife.)
- Wie lang muss der Dauerbetrieb sein? (3 bis 5 Minuten schaffen die meisten Exemplare und für normale Schnitt-Sessions sollte dies genügen. Sammelst du allerdings Großmengen, musst du ein besonders potentes Gerät suchen. Eines, das nicht direkt wegen Überhitzung eine Pause verlangt.)
- Soll das Gerät mobil sein? (Je nach Ausführung, sind einige Modelle auf Rollen fahrbar. Ich mag dies beispielsweise sehr, denn ich verschiebe mein Gerät häufiger, beispielsweise beim Staubsaugen.)
- Welches Budget schwebt dir vor? (Was ist schon günstig? Anhand meiner Top3-Liste kannst du sehen, dass ein Modell für unter 100 € sogar für kleine Büros ausreichend sein sollte.)
Funktionen wie automatischer Start (Autofeed) bieten meiner Erfahrung nach alle Modelle.